LA GESTION EFFICACE DE LA PAIE DES OUVRIERS D'EMD GROUPE AVEC JULAYA
EMD Groupe est une entreprise de BTP spécialisée dans la construction de bâtiments et de routes. L'entreprise exécute plusieurs projets de construction de routes, d’écoles, d’aménagements d’hôpitaux disséminés dans différentes régions. « Nous employons 90 personnes et travaillons avec près de 500 ouvriers contractuels payés selon les fiches de pointage. » explique Daniel Ahimon, responsable administratif et financier d’EMD Groupe.
Le rôle de monsieur Ahimon consiste à optimiser le système financier d'EMD Groupe, à gérer le personnel administratif et comptable de chaque chantier, à vérifier la concordance des données - telles que le pointage des ouvriers - qui lui sont remontées quotidiennement. Arrivé chez EMD en 2021, il s’est rendu compte des difficultés de gestion de la paie des ouvriers. Aujourd’hui, avec Julaya, la paie des salariés et contractuels sur les chantiers est beaucoup plus efficace, rapide et sécurisée. Voici son retour d’expérience.
La paie à la quinzaine de plusieurs centaines de salariés et contractuels
Tous les 15 jours, EMD groupe gère la paie de 400 à 600 personnes qui travaillent sur différents chantiers notamment hors d’Abidjan. Les contractuels, payés sur une base journalière, ont une rémunération variable selon le pointage. “Chaque deux semaines, on fait le calcul et la paie. Mais on avait des ouvriers qui se plaignaient du manque de petite monnaie, et d’autres disaient ne pas avoir reçu leur paie.”. Avant Julaya, la méthode de paiement des ouvriers était l’argent en espèces. “On faisait des retraits d’argent à la banque. Ce sont des sommes importantes donc, imaginez les risques que cela comporte.”, précise Monsieur Ahimon.
Le problème de petite monnaie, un problème de taille
En plus des risques liés à la manipulation d'espèces, le personnel administratif se retrouvait avec de “grandes coupures” et faisait face à des situations de défaut de monnaie qui entrainaient des lourdeurs comptables et administratives. “Concrètement, le défaut de monnaie nous obligeait à retrancher des montants qui avaient été avancés lors de la précédente quinzaine, c’était du temps en plus passé dans le traitement de la paie.”, explique Monsieur Ahimon.
“Imaginez une centaine d’ouvriers qui doivent partir avec 1 000 FCFA chacun à cause du défaut de monnaie. À la fin de la paie, le montant calculé pour payer la quinzaine ne suffisait pas. Et ensuite, il fallait retrancher les avances lors de la quinzaine suivante.”. En plus d’alourdir le processus de paie, le défaut de monnaie était source de tensions entre le personnel administratif sur les chantiers et les ouvriers.
La traçabilité de la paie : essentielle au bon fonctionnement
Le responsable administratif et financier d’EMD Groupe faisait également face à des plaintes d’ouvriers qui disaient ne pas avoir reçu complètement leur paie. “On entendait des ouvriers dire : “Mes 50 FCFA sont restés la dernière fois”, “je veux mes 200 fcfa”, “Je n’ai pas reçu ma paie”. Et si le reçu n’avait pas été signé, difficile de prouver que la paie a déja été effectuée. Pourtant, le montant total déboursé correspondait au montant global de la paie.”. Les risques de manipulation du cash, le défaut de monnaie, le manque de traçabilité dus à la méthode de paiement en espèces sont des problèmes rencontrés fréquemment par EMD Groupe.
Finies les tensions et lourdeurs administratives dues à la paie en espèces
Une traçabilité des opérations de paie. Avant Julaya, entre les reçus physiques et les montants en espèces à ajuster, le suivi de la paie était difficile. “Quand on payait de main à main, on avait des points difficiles à suivre. Aujourd'hui, avec Julaya, je peux consulter à tout moment mes rapports. Depuis Julaya, la direction générale ne veut plus entendre parler de paiements de main à main. ”. Monsieur Ahimon a un moyen de vérifier rapidement sur la plateforme Julaya l’historique de paiements de chaque quinzaine et de chaque ouvrier.
Le défaut de petite monnaie, une histoire ancienne. Avec Julaya, Monsieur Ahimon entre précisément les montants à débourser pour chaque ouvrier. “Je règle le montant que j’ai à régler pile-poil, sans dépassement.”. Finies les tensions et lourdeurs administratives causées par le manque de petite monnaie.
Un processus de paie simplifié et à distance. Autre avantage non négligeable, parfois les ouvriers ont besoin de s’absenter pour des urgences personnelles ou prendre des congés. “Avec Julaya, nous n’avons plus la pression de devoir payer avant le terme de la quinzaine et c’est un soulagement dans la gestion de la trésorerie. “. EMD a des chantiers en dehors d’Abidjan (Tanda, Sassandra…). Monsieur Ahimon peut payer les ouvriers quelque soit l’endroit où les ouvriers se trouvent. “Je reçois mes différents points et j’émets les paiements pour chaque chantier. Et en plus, je peux faire les paiements d’où je veux.” Ajoute-t-il.
Quels avantages pour les ouvriers ?
Du côté des ouvriers, être payé sur le mobile money leur donne accès à des produits d’épargnes et de prêts proposés par les opérateurs mobile money. C’est aussi une solution qui leur facilite leur vie. “Les horaires du chantier sont stricts. Désormais, quand ils ont besoin d’envoyer de l’argent, ils peuvent le faire de leur téléphone pendant les horaires de travail. C’est aussi un moyen de limiter les vols.“ explique Monsieur Ahimon.