ON EST ENSEMBLE PRODUCTION ET LA GESTION DES CACHETS JOURNALIERS AVEC JULAYA
On est Ensemble Productions est né de la volonté de produire des formats ambitieux pour les chaînes africaines francophones. La société de production audiovisuelle est implantée en Côte d’Ivoire et au Gabon. Depuis 5 ans, On est Ensemble Productions conçoit et réalise des émissions comme « Le Chœur des femmes », « Bonne Santé », le jeu « Burger Quiz », la téléréalité « 4 Mariages pour une Lune de Miel », ou aussi la série « Mami Wata », une création originale pour la chaîne Canal +. En 2022, la société lancera la fiction « Le futur est à nous » sur Canal +.
Adrien Planès est producteur associé, il travaille sur la recherche de financement, et le suivi administratif des productions. Son rôle est de s’assurer de l'équilibre des budgets de production et de la gestion des flux financiers. Depuis juin 2021, Adrien Planès utilise Julaya pour le paiement de ses prestataires sur les tournages. Voici son retour d’expérience.
La production audiovisuelle, un secteur confronté à l’informel
« Notre objectif c’est zéro cash sur les plateaux TV ». Les équipes d’On Est Ensemble Productions gèrent plusieurs productions en même temps, notamment un feuilleton. Sur ce genre de production, l’entreprise a jusqu’à une vingtaine de figurants par jour. La paie des figurants était une tâche chronophage. L’entreprise souhaitait réduire l’utilisation de cash autant que possible sur les tournages et donc « de réduire aussi les risques liés à la manipulation de liquidités ».
Sur les tournages, « ce sont essentiellement les administrateurs de production, qui sont un peu les comptables du tournage, car ils gèrent les décaissements, la paie, et saisissent l’ensemble des dépenses. »
La paie des figurants, une tâche chronophage
Avant Julaya, les équipes perdaient du temps pour la paie des figurants. Les administrateurs de production rechargeaient le compte mobile money de la production chez le boutiquier, recevaient « un reçu » - comme on en reçoit dans l’informel - et faisaient « les transferts un par un depuis leurs téléphones ». « Les comptes mobile money étant plafonnés, il fallait recharger les comptes quotidiennement, re-payer le transport pour aller à la boutique, etc…. »
Les figurants n’étant pas en mesure de fournir des factures, On est Ensemble productions cherchait aussi un moyen de formaliser cette dépense et alléger la gestion comptable.
Un gestion de la paie plus fluide
Avec Julaya, les administrateurs de production gèrent les tâches de paie à distance sans avoir besoin de demander au bénéficiaire s’il détient un compte MTN Money, Wave, Orange Money ou encore Moov Money car Julaya le détecte automatiquement. « Désormais, juste après la dernière séquence de la journée, l’administrateur de production n’a plus qu’à cliquer sur le bouton “valider les paiements”, après avoir chargé sur Julaya un fichier Excel avec tous les numéros des figurants – et tout le monde reçoit [son paiement] à la seconde.» Chaque administrateur de production a ses accès personnels sur Julaya. La plateforme donne accès à tout l’historique de transactions, permet de retrouver facilement le bénéficiaire. « C’est sécurisant des deux côtés, pour mon équipe comme pour moi. »
« Grâce à Julaya, on formalise l’informel ! ». La production a un reçu en bonne et due forme de chaque transaction sur Julaya, et peut associer les documents de droit à l’image des figurants à chacune des transactions en les téléchargeant directement sur la plateforme Julaya.
Un suivi des dépenses par production. On est Ensemble Productions gère plusieurs projets d’émissions et de fictions. Chaque production a son budget. La fonctionnalité des sous-comptes permet à l’entreprise de dédier un sous-compte à chaque production « pour ne pas se mélanger », et de suivre facilement « les dépassements ou les économies production par production ».